10  电子档案管理信息系统

10.1  一 般 规 定

10.1.1  住房公积金管理中心应建设电子档案管理信息系统，保障住房公积金业务档案长期、安全、完整、可信的管理和利用。10.1.2  电子档案管理信息系统对住房公积金业务电子档案管理应符合现行国家标准《信息安全技术  网络安全等级保护基本要求》GB/T22239的规定。

10.1.3  电子档案管理信息系统应具备住房公积金业务档案收集、归档、编目、管理、处置、保存和利用功能，应支持电子档案全生命周期管理。

10.1.4  电子档案管理信息系统归档保管的电子档案应来源可靠、程序规范、要素合规，保障其具备法律凭证性，可以电子形式作为凭证使用。

10.1.5  电子档案管理信息系统应将电子文件及其元数据一并收集、存储，元数据应符合下列规定∶

1  应通过电子档案管理信息系统标准接口完整收集住房公积金业务档案内容、业务背景及结构元数据，标准接口数据应符合本标准附录B的规定。

2  元数据应完整记录电子档案收集、归档、编目、管理、处置、保存和利用等管理过程，保障电子档案的长期可读性。

10.1.6  电子档案管理信息系统应具备开放性，并应符合下列规定

1  应采用标准化按口，统一采集、归档、查询、数据留痕、数据固化等接口标准，应具备与住房公积金信息系统的对接能力，支持档案资源的统一管理、建立数据共享。

2  应具备住房公积金线上及线下业务档案收集功能，应支持住房公积金业务材料多渠道采集。

3  应具备对多种电子文件格式的在线上传及查看功能。

4  宜具备接入区块链的接口能力，支持哈希存证、链接存证等上链方式。

10.1.7  电子档案管理信息系统应具备可扩展性，并应符合下列规定∶

1  应满足当前及可预见时间内的业务需求，方便功能扩展。

2  应支持电子档案稽核、内外网查询及共享利用服务。

3  可通过电子档案资源整合，支持档案数字资源跨区域共享利用，支持部级、省级、市级三级电子档案互信查询。

10.1.8  电子档案管理信息系统应具备安全可靠性，并应符合下列规定

1  应具备对电子档案全生命周期的过程记录，应采用数字签名、数据加密、数字水印、电子签章技术，防范信息泄露或篡改，确保信息安全。

2  应具备用户权限管理功能，对用户分机构、分职能、分档案类型的权限划分，禁止非授权操作。

3  应具备持续运行能力，为住房公积金业务提供可持续服务。

4  应具备电子档案数据安全存储能力，保证系统的可靠性。

5  应具备电子档案管理全流程的过程记录。

10.1.9  电子档案管理信息系统应符合下列规定∶

1  应具备"收、管、存、用"完整功能，实现对档案的全过程管理。

2  应支持电子档案独立存储，支持建立个人基础档案库、单位基础档案库，支持档案共享复用，减少档案资料的重复采集和多次提交。

10.2  基 本 功 能

10.2.1  电子档案管理信息系统应具备形成与收集功能，应随着住房公积金多种服务渠道业务的产生，自动立卷并收集电子文件材料及其元数据，对于住房公积金业务办理过程中产生的相关电子证据应一同收集，并应符合下列规定∶

1  应具备柜面业务材料收集功能，通过影像采集设备对传统载体材料进行电子影像采集，在影像采集的过程中应具备对图像的自动切边、自动纠偏功能，在业务办理的不同节点应具备分阶段进行电子影像采集的功能。

2  应具备网上业务材料收集功能，支持通过标准接口对网上多渠道业务材料进行采集。

3  提取、归集、贷款、楼盘、会计业务数据应符合本标准附录B表B.0.1～表B.0.5的接口数据定义，查看接口应符合本标准附录B表B.0.6的接口数据定义。

4  应具备多种文件格式在线上传及查看功能，包括但不限于图片、音频、视频、文本等电子文件。

5  应自动收集业务办理过程中使用的电子证照，保障电子档案的完整性。

6  应具备电子凭证固化功能，支持采用数字签名技术，在线生成与传统载体凭证手写签名或盖章具有同等法律效力、不可篡改的电子凭证，凭证固化接口应符合本标准附录B表B.0.7 的接口数据定义。

7  应支持对业务过程数据、行为审批、数据共享信息进行采集及固化留痕，保障业务的真实性及可追溯性。

8  可通过OCR技术将图片资料中的信息提取出来，用于业务办理时自动表单信息录入。

10.2.2  电子档案管理信息系统应具备整理与归档功能，并应符合下列规定

1  应具备电子档案自动归类与排序等功能。

2  应具备维护电子档案各组成部分及相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。

3  应具备电子档案手动归档、自动归档方式，应保障归档电子档案真实性、完整性、可用性、安全性。

4  宜支持传统载体档案的移交、接收、装盒及打印交接单功能。

5  可具备建立虚拟档案室，支持通过条码、二维码、RFID 标签等技术方式将传统载体档案与电子档案全流程同步管理。

10.2.3  电子档案管理信息系统应具备鉴定与销毁功能，并应符合下列规定∶

1  应具备档案保管期限到期时自动提醒功能。

2  应具备电子档案销毁登记、鉴定、审批、执行等功能。

3  应具备留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录功能。

10.2.4  电子档案管理信息系统应具备利用与开发功能，并应符合下列规定∶

1  应具备对档案分类、元数据查询功能，支持根据用户数据权限展示查询结果。

2  应具备一户式查询索引功能，支持个人或单位业务档案的关联查询。

3  应具备档案借阅与归还流程管理，支持在线申请、在线审批、逾期未归还提醒功能，支持对借阅全过程的流程记录。

4  应具备对电子档案归档管理过程中逾期异常状态的自动提醒功能。

5  应具备电子档案共享复用功能，支持对合法、合规的电子档案进行重复利用。

6  应具备会计档案管理功能，支持会计凭证、账簿、报表等版式文件固化，建立财务与业务的关联检索。

7  可具备大数据分析功能。

10.2.5  电子档案管理信息系统应具备统计与移交功能，并应符合下列规定

1  应具备档案统计功能，支持通过类别、年度、机构、业务办理日期等对保管的业务档案数量、利用情况等进行统计，支持生成档案统计年报。

2  应具备统计结果可视化显示功能，包括但不限于统计报表、柱状图、饼状图、线形图等，便于统计分析。

3  宜具备电子档案及传统载体档案的移交功能。

10.2.6  电子档案管理信息系统应具备存储及备份功能，并应符合下列规定∶

1  应满足可靠性、高可用性、可扩充性，可采用负载均衡技术、双机热备、云部署方式。

2  应具备对电子档案存储状态实时监控功能，对存储空间不足、系统异常运行等告警提示。

3  应具备电子档案及数据备份功能。