4  形成与收集

4.0.1  住房公积金业务档案收集范围应包括住房公积金业务办理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

4.0.2  住房公积金业务档案应依据相关文件要求，结合业务工作流程，制定业务材料归档范围和档案保管期限表。归档范围的确定，应符合国家对住房公积金业务活动的监管要求，维护住房公积金所有者的合法权益，同时应符合下列规定∶

1  归集业务材料归档范围，应符合现行国家标准《住房公积金归集业务标准》GB/T51271的规定。

2 提取业务材料归档范围，应符合现行国家标准《住房公积金提取业务标准》GB/T51353的规定。

3  行政执法、诉讼和行政复议业务材料归档范围应包括立案材料、送达材料、调查材料、结案材料、处理材料等，并宜符合本标准附录A的规定。

4  个人住房贷款业务材料归档范围，应符合现行国家标准《住房公积金个人住房贷款业务规范》GB/T51267的规定，并宜符合本标准附录A的规定。

5  项目贷款业务材料归档范围，应符合现行国家标准《住房公积金支持保障性住房建设项目贷款业务规范》GB/T50626 的规定。

6  资金管理业务材料归档范围，应符合现行行业标准《住房公积金资金管理业务标准》JGJ/T474的规定。

4.0.3  住房公积金业务档案同时满足下列条件时，可仅以电子形式保存，形成电子档案∶

1  由计算机等电子设备采集、形成、办理、传输和存储的电子文件材料并且来源可靠、程序规范、要素合规。

2  住房公积金信息系统能够准确、完整、有效接收和读取电子文件材料，能够输出符合现行国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T18894归档格式的电子文件材料。

3  电子档案管理信息系统能够有效接收、管理、利用电子档案，符合电子档案的长期保存要求，并建立电子档案与相关联的其他传统载体档案的检索关系。

4  住房公积金信息系统和电子档案管理信息系统能够有效保障电子档案真实、完整、可用、安全。

4.0.4  住房公积金业务档案应在业务办理过程中采集齐全、完整的电子文件及其元数据，形成来源真实的电子档案。确需留存传统载体业务材料的，应同时收集传统载体档案。

4.0.5  住房公积金业务档案应指定专人按照有关程序和要求，遵循住房公积金业务办理规律和特点，收集、整理业务材料和电子文件。