5  整理与归档

5.1  整    理

5.1.1  住房公积金业务档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保管价值，便于保管和利用，并应符合下列规定∶

1  住房公积金业务档案整理，应符合业务经办的规律和特点，按业务类型逐笔进行。业务档案可采取电子载体和传统载体两种载体形式。住房公积金管理中心宜实施业务档案数字化管理。

2  住房公积金业务档案可采取按“件”或“卷”方式进行整理。采取按“件”整理的，应符合现行行业标准《归档文件整理规则》DA/T 22的规定；采取按"卷"整理的，案卷及卷内文件宜按照业务类型、业务办理日期、业务办理机构、业务经办人排列，并应符合国家档案立卷整理的有关规定。

3  归集、提取业务档案整理可采取按"件"或"卷"方式。

4  行政执法档案，应一案一卷，以每个案件从立案至结案办理程序所产生的材料组卷。

5  个人住房贷款档案，应以借款合同为单位，按贷款受理、审查、批准、签约、发放等组卷，贷后管理档案整理可采取按“件”或“卷”方式。

6 项目贷款档案，应以项目为单位，按借款人资料、建设项目资料、抵押资料、审核审批资料、合同协议、会计凭证类资料、资金监管、贷后管理、检查报告等组卷。

7  诉讼和行政复议档案，应一案一卷，从应诉通知或复议通知至最终判决文书的办理材料组卷，诉讼和复议为同一案件时，应一并归档。

8  住房公积金资金管理业务材料作为会计档案管理的，应符合《会计档案管理办法》的规定。

5.1.2  住房公积金业务档案应制定统一的分类方案，分类方案宜符合表5.1.2的规定。

表5.1.2  住房公积金业务档案分类

5.1.3  住房公积金业务档案应按类别、年度、机构、保管期限等项进行分类。

5.1.4  住房公积金业务档案应逐卷或逐件编制档号，并应符合下列规定

1  档号应指代单一，体现档案来源、种类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。档号结构应符合现行行业标准《档号编制规则》DA/T13、《归档文件整理规则》DA/T22的规定，不同载体或形式的档号编制方法应协调呼应。

2  住房公积金管理中心业务档案一级类目代码宜为专业（ZY），二级类目代码宜按照归集（GJ）、提取（TQ）、行政执法（ZF）、个人住房贷款（GD）、项目贷款（XD）、诉讼和行政复议（SS）设置。

5.1.5  住房公积金业务档案应编制检索工具，应符合现行行业标准《档案著录规则》DA/T18的规定，应与目录编制、元数据收集等协调对应。

5.2  归    档

5.2.1  住房公积金业务档案经业务部门整理完毕后，应及时向业务档案管理部门归档。具体归档时间可根据业务工作特点确定，仅保存电子档案的，应随办随归；同时保存传统载体档案的，除国家另有规定外，不宜超过次年6月30日。住房公积金业务档案中涉及会计档案的，可隔年移交。

5.2.2 归档时交接双方应根据归档目录清点核对，并履行交接手续。电子文件归档时，电子档案管理信息系统应登记归档信息，并记录电子文件归档过程元数据。任何部门和人员不得将应归档材料据为己有或拒绝归档。

5.2.3  电子载体和传统载体同步归档的，在文件内容、相关说明及描述上应保持一致，应建立电子档案与相应的其他传统载体档案的检索关系；仅保存电子载体的业务档案，应符合本标准第4.0.3条的相关规定。

5.3  保 管 期 限

5.3.1  住房公积金业务档案应分类别、按期限保管。

5.3.2  住房公积金业务电子档案宜永久保存。传统载体档案应根据业务类型保管，并应符合下列规定∶

1  行政执法、诉讼和行政复议传统载体档案，保管期限不应少于30年。

2 项目贷款传统载体档案，应保管至贷款还清后至少30年。

3 归集、提取和个人住房贷款业务传统载体档案，应分别符合现行国家标准《住房公积金归集业务标准》GB/T51271、《住房公积金提取业务标准》GB/T51353、《住房公积金个人住房贷款业务规范》GB/T51267的规定。